Eisen aan de rapportage

Omdat rapportage niet alleen voor jezelf bedoeld is, moet een ander het ook goed kunnen lezen. Het is een ‘visitekaartje’. Het laat een indruk achter bij de lezer over hoe er gewerkt en gedacht wordt. Een rapport zegt iets over de persoon die het schrijft, over jou en over jouw respect voor de ander.

 

Let op het volgende:

Rapporteer respectvol
Bedenk dat een cliënt altijd zijn eigen rapportage mag lezen (of de wettelijk vertegenwoordiger). Hou daarmee rekening als je iets noteert. Wat zou jij er van vinden als over jou of je moeder werd opgemerkt: ‘Mevrouw is een zeur.’

 

Dus niet:

De dochter van mevrouw is nou al voor de vierde keer haar afspraak vergeten. Dat is heel irritant.

Maar:

De dochter van mevrouw is de afspraak vergeten. Omdat zij vaker afspraken vergeet, zal ik contact met haar opnemen.

 

Formuleer eenduidig (wat je hebt genoteerd kan maar op één manier begrepen worden)
Vermijd woorden als 'steeds', 'erg', 'nogal wat', 'tamelijk', 'voortdurend', 'behoorlijk', en dergelijke. Voor de een betekent ‘steeds’ 4 maal per dag, voor de ander de hele dag.

Dus niet:

Mevrouw is erg zwaar aan het worden in de zorg.

Maar:

Mevrouw komt wellicht in aanmerking voor een hogere indicatie. Herziening aangevraagd.

 

Dus niet:

Mevrouw moest vandaag vaak naar de toilet.

Maar:

Mevrouw moest vandaag vijf keer naar de toilet (normaal gaat zij twee keer per dag).

 

Vermijd etikettering.
Een zin als 'mevrouw is dement/depressief' levert het gevaar dat anderen haar niet meer als een persoon zien maar als een 'demente'.

 

Geef alleen feiten en niet je eigen mening.
Trek geen conclusies en stel geen diagnose (als je daartoe niet bevoegd bent).

Dus niet:

Mevrouw is depressief.

 

Mevrouw is dement.

 

Maar:

Mevrouw gaf aan niet deel te willen nemen aan de activiteiten van de soos deze week.

Mevrouw vergat vanmorgen naar de kapper te gaan.

Dus niet:

Mevrouw gaat te weinig naar haar familie toe.

Maar:

Mevrouw gaat één keer per maand bij haar familie op bezoek.

 

Hou de rapportage overzichtelijk en beknopt.
Er is soms weinig tijd om het rapport goed te lezen. Het is belangrijk dat de informatie snel leesbaar en overzichtelijk is. Noteer niet meer dan nodig is

Dus niet:

Mevrouw oefent het lopen met de fysio door rondjes om het wooncomplex te lopen.

(bij slecht weer lopen ze rondjes

in de gang of in het gezondheidscentrum).

Maar:

Mevrouw oefent het lopen met fysiotherapeut Jellesma.

 

Hou rapportage kort.
Bij kort en bondig rapporteren gaat het om wat belangrijk (Relevant) is wat niet of minder. Informatie is van belang als die betrekking heeft op de afgesproken dienstverlening, op datgene wat gedaan moet worden en dat er een verband is met de afgesproken doelen. Rapportages kunnen soms ook korter door vermeldingen als ‘Cliënt heeft goed gegeten’ weg te laten wanneer het gebruikelijk is dat de betreffende cliënt meestal goed eet. Het is dan relevanter om te vermelden wanneer de cliënt niet goed heeft gegeten.

 

SORRY VOOR DE LANGE INSTRUCTIE, IK HAD GEEN TIJD HEM KORTER TE MAKEN.

DE MEESTE INSTRUCTIES KUNNEN KORTER GEMAAKT WORDEN.

 

Rapporteer op tijd.
De informatie moet volledig zijn en de meest recente informatie bevatten.
Er moet dus zo snel mogelijk worden gerapporteerd en niet na 24 uur.

Dus niet:

Mevrouw is vorige week uit haar stoel gevallen.

Maar:

Mevrouw is vanochtend 21-10-11 om 10.15 uur uit haar stoel gevallen.

 

Gebruik zo weinig mogelijk afkortingen.
Rapporteren kost tijd en afkortingen besparen tijd maar lang niet altijd kent iedereen de gehanteerde afkortingen. Doe dit dus zo min mogelijk of alleen als je zeker weet dat ieder ze kent.

 

Noem collega’s bij hun volledige naam en functie

Dus niet:

De arts zal hier vanmiddag naar kijken

Maar:

Huisarts Willemsen zal hier vanmiddag naar kijken en indien nodig contact opnemen met dokter De Winter (cardioloog ziekenhuis).

 

Goed Nederlands, correct taalgebruik en bij geschreven rapportage leesbaar handschrift.
Gebruik goed Nederlands dat wil zeggen goede en begrijpelijke zinnen en in neutrale nette bewoordingen. Bij geschreven rapportage is het ook nog belangrijk dat ieder het goed kan lezen.