Skip to content

Kwaliteitscirkels

Wat is een kwaliteitscirkel?
Een kwaliteitscirkel is een groepje van ongeveer 7 medewerkers die op basis van vrijwilligheid in een afgebakende periode regelmatig bijeenkomen om een praktijkprobleem op systematische wijze te identificeren, te analyseren en oplossingen aan te dragen. Het is geen methode om conflicten in een team op te lossen, evenmin gaat het om een beoordeling van een werkwijze. De methode is niet nodig voor kleine problemen die in een werkoverleg besproken kunnen worden. De methode is vooral geschikt om problemen die al langer bestaan aan te pakken of om het werken van verschillende diensten op elkaar af te stemmen.

Welke onderwerpen zijn geschikt?
Het moet iets zijn waar de medewerkers in de dagelijkse praktijk mee te maken hebben zodat zij vanuit de eigen ervaring kunnen meepraten over het onderwerp. Het gaat, vooral in het begin, bij voorkeur over relatief eenvoudige onderwerpen. Naarmate de ervaring met de werkwijze toeneemt kunnen de onderwerpen veelomvattender worden.

Wie doet er mee?
In principe kan iedere medewerker meedoen. De samenstelling van de kwaliteitscirkels hangt samen met het gekozen onderwerp. De leden van de kwaliteitscirkel moeten in hun dagelijkse praktijk zelf met het concrete onderwerp te maken hebben, in deze samenwerken en later bij de uitvoering betrokken zijn (anders kunnen zij de reikwijdte en de haalbaarheid van hun voorstellen moeilijk overzien). De leden kunnen uit verschillende diensten/afdelingen en uit verschillende hiƫrarchische niveaus komen. De leden van kwaliteitscirkels nemen altijd op vrijwillige basis deel. Medewerkers kunnen gevraagd worden bijvoorbeeld op basis van deskundigheid. Leden van cirkels zijn in principe gelijkwaardig aan elkaar. Afhankelijk van het thema kan ook deelname van bewoners gewenst en/of nodig zijn.

Werkwijze
Bij het zoeken naar een oplossing werken de deelnemers steeds volgens een aantal stappen. In iedere bijeenkomst proberen zij een stap verder te komen. Het gaat om de volgende zeven stappen:

  1. Afbakening van het thema.
  2. Vaststellen van de huidige situatie.
  3. Bepalen van de knelpunten en tekortkomingen.
  4. Bepalen van de wensen en doelen.
  5. Beeldvorming over de nieuwe situatie.
  6. Formuleren van overbruggingsvoorstellen.
  7. Schrijven van de voorstellen (ook wel kwaliteitsprofiel genoemd) en presentatie van de voorstellen.

Bij de bijeenkomsten van de cirkel is altijd een vaste begeleider aanwezig. Deze begeleider bewaakt het proces en ondersteunt de cirkeldeelnemers.

De werkwijze van kwaliteitscirkels in vogelvlucht

Stap 1: afbakening

  • Belangrijk is dat alle deelnemers hetzelfde bedoelen.
  • In principe kunnen alle disciplines deelnemen.
  • Iedere deelnemer moet met het onderwerp te maken hebben.
  • De deelnemers moeten achter het onderwerp staan.
  • Het thema moet haalbaar zijn.

Stap 2: vaststellen huidige situatie

  • Wat gebeurt er nu?
  • Hoe is het verloop in de tijd, welke handelingen worden verricht, op welke plaatsen, en wie is erbij betrokken?
  • Waarom? Wat zijn de motieven?
  • Hoe wordt de huidige situatie ervaren? Denk ook aan positieve dingen!

Stap 3: bepalen knelpunten en tekortkomingen

  • Welke zijn er?
  • Voor wie?
  • Waarom?
  • Wat zijn oorzaken?
  • Welke worden in het vervolg aangepakt?

Stap 4: bepalen pakket van eisen en doelen

  • Doelen en eisen omschrijven.
  • Hoe optimaal?
  • Houd visie in de gaten!

Stap 5: beeldvorming nieuwe situatie

  • Doelen nalopen en nauwkeurig omschrijven.
  • Hoeveel tijd zou ermee gemoeid zijn?; Welke handelingen zouden verricht moeten worden?; Op welke plaats zouden die moeten gebeuren?; Wie zouden erbij betrokken moeten zijn?; Wat zou de taakverdeling moeten zijn?
  • Worden alle knelpunten zo opgelost?

Stap 6: formuleren overbruggingsvoorstellen

  • Van bestaande naar nieuwe situatie.
  • Geef aan hoeveel tijd ermee gemoeid is, wat de kosten zijn, wat de taakverdeling is, welke middelen nodig zijn.
  • Bepaal hoe geĆ«valueerd gaat worden.

Stap 7: schrijven kwaliteitsprofiel

  • Inhoud van de 7 stappen goed weergeven.
  • Criteria.
  • Is het kwaliteitsprofiel helder en begrijpelijk, bevat het geen tegenstrijdigheden?
  • Evaluatie cirkel.
Scroll To Top