Time-management

Archief

Time-management

Het is algemeen bekend dat zorgmedewerkers veel werkdruk ervaren. Uit een herhaalonderzoek van V&VN is naar voren gekomen dat slechts 3% merkt dat de werkdruk is afgenomen en 69% geeft aan dat de werkdruk in het afgelopen jaar juist is toegenomen.
Time-management is geen begrip die vaak op de werkvloer door zorgmedewerkers wordt gebruikt. Echter kan inzicht in time-management goed ondersteunen in het ervaren van werkdruk.
Tijdens onze trainingen en opleidingen besteden we daar dan ook graag de aandacht aan.

Hoe iemand omgaat met tijd is nauw verweven met zijn taakopvatting en persoonlijkheid.

Time-management vereist van jou:

• een motivatie om aan het tijdprobleem te werken;
• een gevoelde noodzaak om efficiënter te gaan werken;
• een vertrouwen in de deskundigheid van anderen (niet alles in eigen hand willen houden);
• een houding die gekenmerkt wordt door kritisch willen kijken naar je eigen werk;
• een openstaan voor nieuwe ideeën en oplossingen;
• een bereidheid anders te werken dan je gewend bent.

Let wel: Je moet inzicht hebben in onder andere je taakopvatting en welke externe druk op je wordt uitgevoerd. Management is niet te leren door alleen een aantal tips te geven. Je moet weten waarom je werkt zoals je ook weet welke motieven meespelen in je werkopvatting. Daarna kun je een persoonlijk plan maken om anders met je tijd om te gaan.

Waarom houd je situaties met veel stress in stand?

We noemen hieronder een zevental motieven:

• niet weten hoe u het werk anders moet organiseren;
• macht der gewoonte;
• veel aandacht krijgen (de spil van de werkeenheid zijn);
• denken dat plannen alleen maar tijd kost en niets oplevert;
• geen invloed kwijt willen raken (niet willen delegeren);
• het hebben van een arbeidsethos: hard werken moet;
• gedrag vertonen voor de buitenwereld (“Zie eens hoe druk ik het heb”);
• legitimatie voor het vervullen van de functie (“Zie je wel, ik ben hard nodig”)

Voorspelbaarheid van activiteiten

Time-management is een kwestie van kiezen, prioriteiten stellen. Je zorgt er voor dat het werk je niet overkomt. Uiteraard blijven er – zeker in de gezondheidszorg – altijd acute kwesties die direct je aandacht opeisen. Toch blijkt in de praktijk dat er meer voorspelbaar is dan je denkt. En over alles wat voorspelbaar is, kun je van tevoren nadenken en in de planning meenemen. Je kunt bedenken hoe je iets gaat doen, hoeveel tijd iets gaat kosten, welke problemen er aan vast zitten, hoe je iets kunt voorkomen enz. Op deze wijze verklein je de kans dat je op allerlei zaken ad hoc moet reageren.

Graag delen we onze kennis omtrent time-management met je.
Zoals bijvoorbeeld de drie soorten activiteiten, hoeveel urgentie deze activiteiten vragen en hoe jouw drijfveren een rol spelen binnen time-management.

Drie soorten activiteiten

Onverwachte activiteiten

Deze activiteiten zijn onvoorspelbaar. Vragen en werkzaamheden die plotseling op je afkomen, het vraagt om een directe reactie. Wat dat precies is, weet je niet. Wat je wel kunt uitzoeken is hoeveel tijd je hiervoor gemiddeld kwijt bent en hoe je ze kunt stroomlijnen. Uiteraard hoef je niet alle vragen zelf af te handelen. Vraag je steeds af: hoort dit wel bij mij thuis?

Zogenaamde onverwachte activiteiten

Deze activiteiten zijn voorspelbaar maar zo schat je ze niet in. Maak van zogenaamde onverwachte activiteiten Averwachte activiteiten@. Dit doe je door na te gaan wat voorspelbaar is in je werk.

Verwachte activiteiten

Deze zijn voorspelbaar, met een onderscheid tussen:

–    activiteiten die op een vast tijdstip plaatsvinden, en

–    activiteiten waarvan je weet dat ze gaan komen maar je weet niet wanneer.

De eerste categorie is goed inplanbaar. Voorbeelden zijn vergaderingen en overdrachten. De tweede categorie is moeilijker te plannen. Een discipline die langs komt maar niet heeft gezegd wanneer. Familie die nog contact met jou moet opnemen. Het aanleveren van gegevens. Enz.

Een aantal van dit soort activiteiten kun je door betere afspraken meer “beheersbaar” maken.

Belangrijke zaken eerst
“Stel prioriteiten”. De wereld lijkt steeds drukker te worden. Alles moet gelijk en gaat 24 uur per dag door. Om toch effectief te zijn is het van het grootste belang om prioriteiten te stellen. Laat de belangrijkste dingen niet de dupe worden van allerlei urgente, maar onbelangrijke dingen. Effectieve mensen besteden hun tijd vooral aan zaken die belangrijk zijn. Ze laten zich niet leiden door de waan van de dag, maar plannen zelf hun leven.

Indien aan deze die eigenschappen wordt voldaan, kunnen mensen zich richten op een meer vruchtbare samenwerking met anderen. Onafhankelijk zijn op zich is immers niet voldoende, zeker niet in een wereld waarin alles met alles samenhangt.

Datgene wat je drijft

Hoe verstandig we ook kunnen praten over het anders indelen van onze tijd, ons er naar gedragen is van een andere orde. Hoe komt dat? Ons gedrag wordt beïnvloed door motieven waarvan wij ons nauwelijks bewust zijn. En als we de motieven wel weten is het nog niet gezegd dat ze eenvoudig te beïnvloeden zijn. Deze motieven zijn onze drijfveren, in het Engels drivers.

Een onderzoeker heeft op basis van duizenden observaties vijf drivers gevonden.

• Wees perfect.
• Doe je best.
• Maak voort.
• Doe me een genoegen.
• Wees sterk.

Hierna volgt een korte typering van de vijf drivers. Het gaat om algemene beschrijvingen. Elk mens gebruikt afhankelijk van de situatie aspecten uit de verschillende drivers.

1   Wees perfect   Streven naar perfectie om geaccepteerd te worden.

In de praktijk betekent dit dat je altijd wel iets ziet dat niet in orde is. Je verwacht perfectie van jezelf en van anderen. Aangezien perfectie voor de meeste mensen niet is weggelegd, zul je je vaak niet oké voelen. Je bent steeds bezig perfect te zijn en je vindt pas iets af als het perfect is. Het gevolg is dat je heel lang over iets doet.

Zinnen die vanuit de ‘Wees perfect driver’ worden gebruikt, zijn:

–    ‘ Kun je me precies vertellen…’

–      ‘Ik weet het niet precies.’

Deze driver kan op hele specifieke gebieden voorkomen; de één neigt tot perfectie in zijn spreken, de ander in het realiseren van bepaalde taken, enzovoort.

2   Doe je best      Niet goed verdelen van  energie, waardoor je activiteiten niet afmaakt.  

Je nodigt andere personen uit om met jou ‘je best’ te doen. Je maakt dingen niet af; loopt te hard van stapel, denkt pas na als je merkt dat je aan het eind van je latijn bent.

In je spreken maak je zinnen niet af; je beantwoordt vragen niet direct; je herhaalt de vraag, je pauzeert en dwaalt af; je vindt iets moeilijk en je denkt fronsend na

3    Maak voort Altijd haast hebben.

Je denkt snel, spreekt snel, eet snel. Je bent in de toekomst bezig en vermijdt het hier en nu. Je kijkt veel op je horloge, bent ongeduldig en trommelt met je vingers. Je interrumpeert anderen. Je houdt je niet aan de 100km snelheid en windt je op in een file in plaats van even te ontspannen. Je komt meestal hijgend te laat en bent ondertussen alweer bezig met wat je straks moet doen.

4     Doe me een genoegen Het de ander naar de zin maken ten koste van jezelf.

Je voelt je pas lekker als iedereen het naar zijn zin heeft. Je vraagt belangstellend of iemand koffie of thee wil, of hij wel goed zit of het niet te koud is. Je vraagt of je nog iets voor hem kunt betekenen. Je knikt voortdurend, bent het vaak met anderen eens en doet veel in de hoop daardoor geaccepteerd te worden. Je trekt diepe rimpels in je voorhoofd en reageert met “graag gedaan” als iemand je bedankt. Je voelt je teleurgesteld als anderen niet met een gelijksoortig gedragspatroon naar jou reageren. Je hebt moeite om goed voor jezelf te zorgen.

5    Wees sterk Vermijden van afhankelijkheid.

Je voelt je pas lekker als je de zaak volledig in de hand hebt. Je hebt  moeite om in een auto naast de bestuurder te zitten en als dit toch voorkomt  heb je de onbedwingbare neiging mee te rijden. Je hebt moeite een leidinggevende boven je te accepteren. Je onderdrukt meestal gevoelens en kunt moeilijk tegen je verlies. Je bent sterk rationeel ingesteld.