Skip to content

idee-plan-actie

Werken met activiteitenplannen

In 1998 werd BTSG door de Stichting FAVOR in 's-Hertogenbosch benaderd met het verzoek om specifiek voor activiteitenbegeleiders in Noord-Brabant een training te ontwikkelen. Deze training moest gericht zijn op drie onderdelen:

  • het leren opstellen van een activiteitenplan ten behoeve van individuele bewoners;
  • het verhogen van de bijdrage van de activiteitenbegeleiding binnen een bewonersbespreking of MultiDisciplinair Overleg (MDO-overleg) waarin een activiteitenplan een onderdeel is van een interdisciplinair zorg(leef)plan;
  • het verbeteren van het inzicht in psychogeriatrische problematiek onder bewoners om daardoor adequate activiteiten en de juiste omgang met deze bewoners te ontwikkelen.

Op basis van deze vragen is een training ontwikkeld bestaande uit zes bijeenkomsten, een eindopdracht en na enkele maanden een terugkommiddag. In totaal hebben ongeveer 50 activiteitenbegeleiders uit 23 verzorgingshuizen aan deze trainingen deelgenomen.

De training
De opzet van de training is zodanig dat deelnemers vanaf de eerste bijeenkomst bezig zijn met het ontwikkelen van een concrete verbeteractie in de eigen instelling. Vooral het principe 'Wat kan bij ons?' en 'Hoe pak ik dat aan?' wordt in de praktijk gebracht. Het leermateriaal bestaat uit een werkmap, met daarin het methodisch leren werken met een activiteitenplan en een model individueel activiteitenplan, en een reader over het onderwerp psychogeriatrie.
De training bestaat uit korte theoretische inleidingen, discussie, oefeningen en het uitvoeren van opdrachten. Het onderling uitwisselen van materiaal wordt gestimuleerd.

Van denken naar doen
De eindopdracht heeft als doel de deelnemers te stimuleren om hun professie meer te profileren binnen de instelling. Als middel is gekozen voor het opstellen van een verbeteractie. Dit mag betrekking hebben op het werken of invoeren van individuele activiteitenplannen maar hoeft niet. De verbeteractie moet compact worden uitgewerkt en gepresenteerd tijdens de training. In de periode tot de terugkommiddag moeten de deelnemers de verbeteractie uitvoeren. Op de terugkommiddag wordt de stand van zaken door ieder toegelicht en de voortgang kritisch bekeken. Het geheel wordt begeleid door de trainer.

De eindopdracht wordt tijdens de eerste bijeenkomst gegeven zodat de deelnemers optimaal gebruik kunnen maken van de ervaringen en inzichten van elkaar en de trainer.
De uitgevoerde eindopdrachten zijn onder te brengen in vier categorieën:

  1. het invoeren of verbeteren van een intakeformulier al dan niet in combinatie met een individueel activiteitenplan teneinde de vraag van cliënten beter in kaart te brengen;
  2. het profileren van de rol van de activiteitenbegeleiding als onderdeel van de multidisciplinaire hulpverlening aan cliënten;
  3. het leren inventariseren van vragen onder cliënten om aan de hand hiervan het bestaande aanbod te evalueren, uit te breiden of te herzien;
  4. het verbeteren van middelen en condities binnen de eigen instellingen om de rol en bijdrage van de activiteitenbegeleider inzichtelijker te maken en te versterken.

Eindopdracht als motor voor verandering
De resultaten van de training zijn vooral te beoordelen aan de hand van de presentatie van de eindopdracht die moet worden gegeven voor de groep. Het zelf bezig zijn en ontwikkelen van een concrete verbeteractie levert de volgende veranderingen op:

  • de visie op het eigen vakgebied ontwikkelt zich: wat past binnen de setting waar ik als activiteitenbegeleider werk, wat niet?; wat zijn de consequenties van keuzes en hoe maak ik die duidelijk?; kies ik voor kwantiteit of kwaliteit?
  • het zelfbewustzijn van de activiteitenbegeleiders verbetert: als activiteitenbegeleider lever ik een duidelijke bijdrage en ik kan dat helder maken; ik ben kritisch ten aanzien van wat ik doe, de verwachtingen die er over mijn werk zijn en kan mijn werk verder ontwikkelen of aanpassen.
  • het inzicht groeit dat het daadwerkelijk uitvoeren van acties in kleine stappen volgens een plan en een methodische werkwijze ogenschijnlijk kleine verbeteringen oplevert. Deze hebben vaak veel effect wanneer ze worden beoordeeld aan de hand van de verbetering in het welbevinden van cliënten;
  • de vaardigheden in het opstellen van verbeteracties zijn verbeterd, het onderbouwen van deze acties en het presenteren ervan;
  • dat het belangrijk is jezelf en je professie als activiteitenbegeleider te profileren (het is meer dan breien of koffiedrinken), dat je daar iets voor moet doen en dat je dat kunt leren;
  • dat een methodische aanpak van acties niet alleen een handige kapstok is voor de activiteitenbegeleider zelf maar dat het ook handig is om voor anderen inzichtelijk te maken wat de bijdrage van de activiteitenbegeleiding is.

Tijdens de discussies wordt ingegaan op een aantal actuele ontwikkelingen ten aanzien van de rol van de activiteitenbegeleiding zoals:

  • de toenemende rol van de activiteitenbegeleider als coördinator en vakinhoudelijk deskundige. De uitvoerende rol neemt af ten gunste van de toenemende rol van begeleider van vrijwilligers en medewerkers uit de zorg bij activiteiten;
  • de toenemende professionalisering die van activiteitenbegeleider wordt verwacht als gevolg van samenwerking en fusies met verpleeghuizen en de veranderende bewonerspopulatie;
  • de toenemende druk als gevolg van bezuinigingen waarbij het steeds belangrijker wordt om inzichtelijk te maken wat je doet en het een kunst wordt om 'bedreigingen om te zetten in kansen'.

Kritische noten
Een aantal zaken liep minder goed of kwam niet voldoende uit de verf. Meest nadrukkelijk gold dit voor het onderdeel 'Omgaan met psychogeriatrische problematiek onder bewoners'. Voor dit onderwerp was naar het oordeel van de deelnemers veel te weinig tijd ingeruimd. Er was veel behoefte aan meer informatie over de omgang met problematisch gedrag zoals achterdocht, claimen, depressie en agressie en over nieuwe ontwikkelingen zoals het methodisch werken met levensboeken, reminiscentie, het bewegings activerings programma en dergelijke. In de nieuwe opzet van de training zullen deze onderdelen (omgaan met probleemgedrag en benaderingswijzen versus werken met activiteitenplannen) worden gesplitst in twee afzonderlijke trainingen.
Daarnaast bleek dat er grote verschillen zijn tussen de (on)mogelijkheden van de activiteitenbegeleiders binnen de verschillende verzorgingshuizen, hun werkterrein (dit varieerde van actief voor alle bewoners van het verzorgingshuis, tot alleen deelnemers van dagopvang of substitutieprojecten). Deze verschillen waren enerzijds leerzaam, maar leverden soms bij individuele deelnemers het gevoel op dat zij niet helemaal tot hun recht kwamen. Voor dit knelpunt wordt gezocht naar een betere methodische aanpak.

Tips voor het management
De stap van denken naar doen is door de meeste deelnemers gezet. De structuur en cultuur waarbinnen activiteitenbegeleiders werken, varieert sterk. Reuzenstappen zijn zelden haalbaar en onverstandig. Beter zijn kleinschalige verbeteringen. Deze hebben meer kans op succes en werken daardoor meer motiverend.
Op basis van de trainingen heeft BTSG enkele aanbevelingen voor het management:

  • wees duidelijk en reëel in de verwachtingen naar de rol van de activiteitenbegeleiding binnen de organisatie;
  • maak duidelijk wat de rol van de functie van activiteitenbegeleider binnen de totale dienstverlening is;
  • benut de deskundigheid van activiteitenbegeleiders meer door deze kennis en inzicht naar andere medewerkers te laten overdragen.
Scroll To Top