Leer met een systemische bril naar je organisatie te kijken zodat nieuwe ideeën oppoppen voor de uitdagingen die je ervaart.
Veel zorgorganisaties hebben het zwaar. Hoge werkdruk en personeelstekorten maken dat je als manager of coördinator voortdurend het gevoel hebt dat je achter de feiten aanloopt. Het werk lijkt wel nooit af te komen.
Als oplossing gaan we nog harder werken en zakken zo steeds verder in het moeras. Wil je echt verandering, maak dan korte metten met deze vicieuze cirkel en krijg het grotere plaatje weer in beeld. Dit kun je doen door een ‘systemische bril’ op te zetten. Met deze manier van kijken zet je alles wat meer op afstand waardoor nieuwe mogelijkheden oppoppen voor de uitdagingen die je ervaart.
In dit artikel vertel ik je over de systemische manier van kijken zodat je het ook in je eigen praktijk kunt gebruiken. Dit doe ik aan de hand van een voorbeeld uit mijn eigen praktijk als teamcoach in de woonzorg. Tot slot geef ik je een aantal praktische tips hoe je hier zelf mee aan de slag kunt gaan.
Wat is systemisch kijken
Als je met een systemische bril gaat kijken, dan zie je dat alles met elkaar samenhangt en krijg je inzicht in onzichtbare patronen. Elk systeem wil overleven en de mensen binnen dit systeem doen (vaak onbewust) datgene om dat voor elkaar te krijgen. Ook als het niet persé gezond is voor die persoon en/of voor de organisatie. Als bijvoorbeeld de balans tussen geven en nemen verstoord is doordat een team steeds de gaten dichtloopt voor een ander team, dan ga je dat merken aan de dynamiek binnen de teams. Mensen in het overvraagde team beginnen te mopperen of trekken zicht terug, en het team dat steeds mensen uit andere teams invliegt, verzwakt. Alles in het systeem (de organisatie) heeft zijn plek en hangt met elkaar samen.
Een praktijkvoorbeeld:
Milou is locatiemanager van een grote woonzorgorganisatie. Er ligt veel op haar bord: een nieuw te openen afdeling met de bijbehorende inhuizingen en ze moet ook iets met ‘het gedoe’ in een van de zorgteams. Teamleden meten elkaar de maat en dit doet wat met de sfeer. Ze is veel tijd kwijt met het oplossen van allerlei praktische problemen. Ze wordt voortdurend gestoord omdat er dringend een beroep op haar wordt gedaan: dan is de tillift weer stuk, dan zijn er vragen over een bewoner waar het zorgpersoneel niet uitkomt.
Ze voelt de werkdruk toenemen, maar weet niet wat ze hieraan kan doen, behalve dan gewoon stug doorgaan.
In dit voorbeeld lijkt Milou er alleen voor te staan en de enige optie die ze ziet is door buffelen met als te voorspellen uitkomst, dat ze opbrandt.
Met een systemische bril op zie je dat het patroon in dit voorbeeld van ‘gewoon stug doorgaan, zonder de echte problemen aan te pakken’ hoogstwaarschijnlijk ook speelt op ander plekken in de organisatie. Zoals bij het managementteam boven haar en daarboven bij het bestuur. En waarschijnlijk speelde het ook al voor haar komst. Het mechanisme van overleven zit in de hele organisatie.
Als je daar bewust van wordt, zul je inzien dat het voor Milou geen zin heeft om alleen binnen haar eigen team te zoeken naar oplossingen.
Door met een systemische bril te kijken zie je dat alles met elkaar samenhangt en je de uitdagingen in je organisatie dus ook vanuit dat perspectief moet gaan benaderen.
Milou zou er daarom goed aandoen om zich meer bewust te worden van waar ze in zit en van daaruit met haar manager en collega’s in gesprek te gaan over wat er speelt en wat er nodig is voor verbetering.
Terug van het voorbeeld naar jouw eigen praktijk. Hoe kun je hier zelf stappen in zetten:
- Als eerste: maak ruimte in je agenda om hiermee aan de slag te gaan. Dat klinkt misschien gek omdat je zo druk bent, maar dit is de enige manier om uit de vicieuze cirkel van ‘maar doorgaan’ te stappen.
- Ga vervolgens ergens op een rustige plek zitten om te reflecteren op wat je ervaart in de organisatie waarin je werkt. Je kunt dit doen door de volgende vragen te beantwoorden: hoe zijn de onderlinge relaties in ons team en met de lagen boven mij? Welke patronen zijn er in de loop van de jaren ingesleten? Hoe is het met de energie in onze organisatie gesteld? En ook: wat heeft onze organisatie nodig om gezonder en heler te worden.
- Je kunt deze vragen alleen beantwoorden of doe het met een aantal collega’s samen zodat je hier met elkaar stappen in kunt zetten.
Ik hoop dat ik je heb kunnen inspireren om met een andere blik naar je organisatie te kijken.
Wil je meer weten over systemisch werken. Er zijn vele boeken over geschreven.
Kijk bijvoorbeeld hier eens rond: https://www.thema.nl/systemisch-werken/.
Heb je behoefte aan begeleiding hierin, voor jezelf of voor je team, neem dan contact met BTSG op via (085-40102228 en info@btsg.nl).
Irene Boersema werkt met ons samen als teamcoach vanuit haar eigen praktijk: de Groeiwerkplaats. Voor meer informatie kijk op: www.groeiwerkplaats.nl
Bronnen:
- systemisch adviseren, de organisatie als levend systeem, Siebke Kaat en Anton Kroon, 2016 Groningen.